Guide de Déploiement : Pilotage des Charges Locatives

Guide de Déploiement : Pilotage des Charges Locatives


Ce guide détaille les étapes pour mettre en place un pilotage de vos charges. L'objectif est d'identifier, en cours d'exercice, les écarts entre vos provisions et vos dépenses réelles projetées pour anticiper les régularisations de fin d'année.

1. Prérequis et Activation

Avant de commencer, assurez-vous que les éléments suivants sont opérationnels :
  • Souscription et Activation : L'offre doit être souscrite et le module activé dans votre interface d'administration.
  • Référentiel Patrimoine : Votre bâti (sites, ensembles, bâtiments) doit être importé dans la plateforme.
  • Accès aux Données Comptables : Vous devez disposer de vos fichiers de factures et de provisions au format Excel ou CSV.


2. Intégration des Données : Provisions vs Factures

Pour fonctionner, le système doit comparer deux flux distincts. L'import s'effectue dans Intent Studio > Pilotage des charges > Import.

A. Import des Provisions (La cible budgétaire)

Les provisions représentent les montants appelés auprès des locataires. Elles servent de base pour calculer votre trajectoire théorique.
  • Fréquence : Généralement une fois par an ou lors d'une modification de quittance.
  • Donnée clé : Le montant annuel total par poste de charge (ex: Eau, Chauffage, Ascenseur).

B. Import des Charges (Les factures réelles)

Ce flux enregistre vos dépenses au fur et à mesure de l'année pour mesurer le "réalisé".
  • Fréquence : Régulière (mensuelle ou trimestrielle) pour un pilotage réactif.
  • Dates de couverture : Il est impératif de renseigner les dates de début et de fin de chaque facture. Le système applique automatiquement un prorata journalier pour les factures à cheval sur deux années civiles.

C. Méthodologie d'importation

Pour ces deux types de fichiers, le processus est identique :
  • Mapping (Mise en conformité) : Associez vos colonnes aux champs standards de la plateforme selon la nomenclature
  • Contrôle Qualité : Le système vérifie la cohérence temporelle et la complétude des lignes. Un rapport d'erreurs est généré en cas d'anomalie.

3. Configuration des Seuils de Risque

Une fois les données intégrées, vous devez définir vos règles de gestion dans votre tableau de bord.
    Ajout du Widget : Sélectionnez l'indicateur "Estimation des dérives budgétaires" dans le catalogue.
    Paramétrage des Alertes :
  • Vigilance (Orange) Orange Circle : Dérive légère (ex: > 5%) nécessitant un suivi.
  • Critique (Rouge) Red Circle : Écart inacceptable (ex: > 10%) signalant un risque réel de déficit.
    Calcul Automatique : Le système applique des profils de saisonnalité (Chauffage, Électricité, Linéaire) pour comparer vos factures à date à votre budget théorique.

4. Analyse et Pilotage Opérationnel

  • Indicateur de Complétude : Vérifiez toujours le taux de complétude (Jours facturés / Jours de l'année). Si ce taux est bas, une alerte "conforme" peut masquer une facture manquante.
  • Analyse par Patrimoine : Cliquez sur le graphique pour isoler la liste des bâtiments en alerte.
  • Détail par Poste : Pour chaque bâtiment, vous pouvez ouvrir un volet détaillé pour identifier précisément quel poste de charge (ex : Électricité des parties communes ou Eau) est à l'origine du dépassement.