Construire son modèle de données en plateforme

IntentPlatform va se baser sur vos données patrimoniales afin de venir contextualiser vos données de maintenance. Le patrimoine en plateforme est donc une donnée essentielle, qui doit être :
  • A l'image de votre organisation.
  • Compréhensible et utilisable par vos utilisateurs
  • Connu et utilisable par vos prestataires pour envoyer vos données de maintenance
  • Maintenable dans le temps, avec une intégration à vos outils ERP

La structure de mon patrimoine

Afin de définir votre structure patrimoniale dans IntentPlatform, la première question est donc : qu'ai-je de structuré dans mes outils?
Classiquement, vous avez 2 types de structures :
  • organisationnelle (société, agence, secteur, etc)
  • patrimoniale (ensemble résidentiel, bâtiment, entrée, unité de gestion, lot)

Il y a alors deux possibilités d'intégration en plateforme :
  • On importe uniquement la structure patrimoniale (modèle majoritaire dans le tertiaire)
  • On agrège les deux, la structure organisationnelle puis la structure patrimoniale (modèle majoritaire dans le bail social).
Les équipements sont eux directement liés au patrimoine, sans structure.
Vous obtenez le modèle de données suivant :

L’import initial de patrimoine sur Intent est réalisé à partir d’un fichier au format CSV à remplir selon un formalisme défini par Intent et reconnu automatiquement par IntentPlatform.

Ce fichier unique décrit à la fois : 
  • La hiérarchie patrimoniale, qui est libre et comprend autant de niveaux que vous le souhaitez (par ex. “Société => Agence => Résidence => Entrée => Lot”) 
  • L’ensemble des éléments du patrimoine (une ligne par élément) 
  • La référence unique sur IntentPlatform de chaque élément de patrimoine (intent_reference), utilisée comme valeur pivot avec votre écosystème logiciel et de fournisseurs
  • Des "tags" (données descriptives) non-obligatoires mais recommandés car ils enrichissent l’expérience utilisateur, qui se séparent entre 2 catégories, les tags prédéfinis par IntentPlatform, et les tags libres définis par le Client. 

Le lien direct vers la page décrivant l’import initial de patrimoine est  ⁠⁠Initialiser son patrimoine ⁠ . Ce document est une notice qui vise à vous aider à remplir le fichier d’import de patrimoine en décrivant les usages et les conditions liées à chaque valeur. 

Hiérarchie patrimoniale

Usage sur IntentPlatform

La hiérarchie patrimoniale est utilisée pour positionner les éléments de patrimoine (logements, immeubles, agences, etc.) dans l’organisation du propriétaire : 

La hiérarchie patrimoniale sert à naviguer et à sélectionner différents niveaux du patrimoine, comme par exemple dans le sélecteur illustré ci-dessous, et donc à mettre à jour dynamiquement vos tableaux de bord d’exploitation  :

Elle sert également à rattacher les niveaux entre eux, comme dans cette fiche d’agence où l’on voit les logements et les bâtiments qui en font partie :

Enfin, on retrouve les niveaux dans les filtres, qui permettent d’affiner les recherches sur un niveau de patrimoine en particulier :


Comment définir sa structure ?

La structure patrimoniale et les niveaux que vous allez définir vont vous permettre de créer facilement des périmètres “géographiques” en plateforme.Les équipements seront donc liés au patrimoine par leur installation et leurs services.Pour construire une hiérarchie patrimoniale, il faut donc se poser les questions suivantes :

  • Quelles sont les données à disposition dans mon ERP ?
  • Quels sont mes niveaux organisationnels et patrimoniaux ?⇒ il faut pouvoir coller à votre structure usuelle, afin de rendre possible l’automatisation de la mise à jour du patrimoine.
  • Comment sont décrit dans mon SI les périmètres géographiques de mes contrats ?⇒ Si ce périmètre est une liste exhaustive d’agence, de résidence, ou de logement, la présence de ces niveaux dans le patrimoine faciliteront leur partage sur les contrats.
  • Ai-je des référentiels équipements à disposition, avec une référence pérenne ?⇒ les référentiels équipement seront idéalement indépendant des renouvellement de contrats et des changements de prestataire, afin de faciliter leur gestion et la conservation de l’historique.

  • Quels sont les cas d’usage que je souhaite mettre en place ?
  • Sur quels périmètres/ niveaux mes utilisateurs auront besoin de piloter leur exploitation ?⇒ un directeur d’agence souhaitera utiliser des tableaux de bord à l’agence, les utilisateurs en proximité sont intéressés par la donnée des résidences, etc. Cela permet de viser une structure répondant à l’usage.
  • Ai-je besoin de gérer des restrictions d’accès ?⇒ il est possible de restreindre l’accès de certains utilisateurs sur un périmètre géographique (géoscope). Pour cela, ce périmètre doit pouvoir être décrit le plus simplement possible grâce à des éléments du patrimoine hiérarchique.

Points de vigilance

D'après notre expérience de déploiement d'IntentPlatform chez nos clients, nous avons plusieurs points de vigilance à vous transmettre sur la modélisation de votre référentiel de patrimoine afin qu'il soit viable dans le temps et de garantir la meilleure expérience utilisateur possible.
    Ne pas concaténer les références des éléments parents dans la référence d'un asset. Ce point est particulièrement vrai pour les éléments de la structure organisationnelle. Ce point est très important pour assurer la viabilité de votre référentiel dans le temps, notamment lors de migration de patrimoine. Par exemple, lorsqu'une résidence migre d'une agence à une autre.
    Les niveaux organisationnels doivent avoir un usage précis et définis sur IntentPlatform. Si un niveau n'a pas d'usage, il n'est pas nécessaire de l'importer car il viendra complexifier votre référentiel et sa mise à jour dans le temps.
    Inclure un niveau chapeau "Société" qui sera la racine de tous les éléments. Cet élément chapeau facilitera le partage de votre patrimoine à vos partenaires.
    Ajouter des labels et des tags libres pour contextualiser au mieux les éléments de patrimoine.