Ce document a pour objectif de présenter les étapes nécessaires et suffisantes pour mettre en place une première itération dans la mise en place d'un contrôle de conformité réglementaire, éventuellement dans le cadre de la mise en place d'un RSD*.
Un parc immense, des milliers d'équipements de natures différentes, des textes de loi à profusion... la conformité réglementaire, dans une application exhaustive, présente un défi qui peut effrayer à première vue. Ce guide présente des conseils et des étapes simples de mise en oeuvre pour déployer rapidement un référentiel actionnable qui pourra grandir par la suite.
0) Standardisez !
Ce n'est pas à proprement parler un prérequis lié à la conformité réglementaire, mais un conseil général : la flexibilité des référentiels présents dans la plateforme autorise beaucoup de fantaisies, qu'il s'agisse des niveaux patrimoniaux (ou catégories), des natures d'actifs ou des types d'équipements. Une même flexibilité est possible avec les codes de prestation et les "métiers" de vos contrats de prestation.Pour autant, la rédaction des exigences et leur évaluation nécessite, pour plus de simplicité et pour rester compréhensibles, une absence d'ambigüité et de doublons dans les référentiels.Faites confiance à votre directeur.trice de projet Intent, laissez-vous guider pour construire un référentiel au plus proche des standards, cela vous permettra par la suite de plus facilement répliquer des cas d'usages ou des bonnes pratiques mis en oeuvres chez nos autres clients.
Pour vous faciliter la vie, pour la mise en place d'un référentiel d'exigences réglementaires en particulier, mais pour la mise en oeuvre d'Intent en général, nous vous conseillons d'utiliser les standards Intent sur les données suivantes :
les métiers de vos contrats (ou topics);
les types d'équipements ;
les codes de prestation ;
le nom des niveaux de votre patrimoine.
1) Définissez vos domaines réglementaires
La première étape consiste à déterminer quels sont les domaines réglementaires à déployer. Quelques critères de priorisation :
présence de données exploitables et contractualisation adaptée
problèmes récurrents sur le domaine
forte exposition au risque.
"Qui peut le plus peut le moins", contrairement aux exigences, la création des domaines n'a pas d'impact par la suite sur les évaluations.Des domaines qui restent vides dans un premier temps, ce n'est pas grave mais cela permet d'avoir dès le début un découpage clair du référentiel.
2) Privilégiez l'automatisation
Une fois les domaines définis, place aux exigences !
Lorsque vous allez définir les exigences à évaluer, partez idéalement sur un référentiel ne comportant que des évaluations automatisées. Cela vous permettra, en moins de 24h, d'obtenir un premier taux de conformité, sans aucune intervention. Limiter les exigences de votre référentiel aux seules natures automatisables va peut-être vous limiter, mais vous aurez immédiatement un résultat actionnable et une première évaluation de votre exposition au risque.
3) Adaptez vos attendus réglementaires aux attendus contractuels existant
Tant qu'à faire, assurez vous de faire porter les premières exigences sur des éléments qui sont déjà présents dans les clauses CCTP de vos contrats de prestation, ou dans les contrats passés avec les bureaux de contrôle. Evaluer une règle qui n'est appliquée par personne donnera un taux de conformité nul.Une fois que cette première étape est réalisée, passez à la suite : faites évaluer votre référentiel et adaptez les clauses CCTP pour demander à vos prestataires de vous soumettre les données associées aux nouvelles exigences.
4) Partez du cas général, et mettez de côté les exceptions
L'envie d'avoir un référentiel qui s'applique à l'ensemble de vos actifs, en s'adaptant aux spécificités de chacun, sera grande. Nous vous conseillons d'y résister dans un premier temps.Essayez plutôt de construire une liste d'exigences qui peuvent s'appliquer à tous vos actifs, en laissant pour plus tard les exceptions. La liste sera évidemment plus réduite, mais son application à l'ensemble de votre parc vous donnera plus rapidement des données exploitables en quantité.
5) L'applicabilité conditionnelle, dans un second temps
Le module de conformité réglementaire Intent propose un mécanisme d'applicabilité conditionnelle, permettant de définir une matrice d'application des exigences en fonction de la nature ou de l'usage du bâtiment. C'est extrêmement puissant.Pour autant, cela nécessite que tous vos actifs (sites ou ensembles immobiliers) soient correctement taggés et identifiés en fonction de leur usage (habitation, ERT, ERP) ou de leur nature (ICPE, IGH). Si votre patrimoine ne comporte pas encore ces étiquettes, faites sans l'applicabilité conditionnelle, dans un premier temps, ou limitez-la aux seules condition portant sur les natures d'équipements présents.
6) Copiez sur vos collègues
La réglementation s'applique à tous de la même manière, cela signifie qu'il y a de fortes chances pour que le référentiel réglementaire de nos autres clients qui l'ont déployé s'applique à tout ou partie de votre patrimoine. Oui, il y aura des adaptations, surtout si l'action 0) n'a pas été parfaitement mise en place, mais le temps de veille réglementaire est réduit à zéro
7) Lancez-vous, il n'y a pas de risque...
Le module de conformité réglementaire n'a aucun impact sur les données utilisées pour son fonctionnement : les opérations, les éléments du patrimoine... rien n'est modifié. Les risques d'erreur sont donc plutôt limités.
8) ... mais n'y allez pas tout seul !
Les équipes Intent, notamment votre directeur de projet Intent ou votre CSM Intent ont l'expérience de la mise en oeuvre d'un référentiel d'exigences. Elles sauront vous accompagner au mieux pour vous faire bénéficier des acquis obtenus auprès de nos autres clients, tout en vous assurant de déployer une solution parfaitement adaptée à vos attentes et aux spécificités de vos usages.