Ce document a pour objectif de présenter les étapes nécessaires et suffisantes pour mettre en place une première itération dans la mise en place d'un contrôle de conformité réglementaire, éventuellement dans le cadre de la mise en place d'un RSD*.
Un parc immense, des milliers d'équipements de natures différentes, des textes de loi à profusion... la conformité réglementaire, dans une application exhaustive, présente un défi qui peut effrayer à première vue. Ce guide présente des conseils et des étapes simples de mise en oeuvre pour déployer rapidement un référentiel actionnable qui pourra grandir par la suite.
Avant de commencer : droits et activation. Le module est une option : il doit être activé sur votre environnement, y compris l'option Conformité réglementaire qui rend disponible le rôle « Évaluateur ». Pour paramétrer le référentiel (domaines, exigences), il faut le rôle « Administrateur ». Pour évaluer des exigences, il faut le rôle « Évaluateur ». Votre directeur de projet Intent vous accompagne pour l'activation.
0) Standardisez !
Ce n'est pas à proprement parler un prérequis lié à la conformité réglementaire, mais un conseil général : la flexibilité des référentiels présents dans la plateforme autorise beaucoup de fantaisies, qu'il s'agisse des niveaux patrimoniaux (ou catégories), des natures d'actifs ou des types d'équipements. Une même flexibilité est possible avec les codes de prestation et les "métiers" de vos contrats de prestation.Pour autant, la rédaction des exigences et leur évaluation nécessite, pour plus de simplicité et pour rester compréhensibles, une absence d'ambigüité et de doublons dans les référentiels.Faites confiance à votre directeur.trice de projet Intent, laissez-vous guider pour construire un référentiel au plus proche des standards, cela vous permettra par la suite de plus facilement répliquer des cas d'usages ou des bonnes pratiques mis en oeuvres chez nos autres clients.
Pour vous faciliter la vie, pour la mise en place d'un référentiel d'exigences réglementaires en particulier, mais pour la mise en oeuvre d'Intent en général, nous vous conseillons d'utiliser les standards Intent sur les données suivantes :
les métiers de vos contrats (ou topics);
les types d'équipements ;
les codes de prestation ;
le nom des niveaux de votre patrimoine.
1) Définissez vos domaines réglementaires
La première étape consiste à déterminer quels sont les domaines réglementaires à déployer. Quelques critères de priorisation :
présence de données exploitables et contractualisation adaptée
problèmes récurrents sur le domaine
forte exposition au risque.
"Qui peut le plus peut le moins", contrairement aux exigences, la création des domaines n'a pas d'impact par la suite sur les évaluations.Des domaines qui restent vides dans un premier temps, ce n'est pas grave mais cela permet d'avoir dès le début un découpage clair du référentiel.
2) Privilégiez l'automatisation
Une fois les domaines définis, place aux exigences !
Lorsque vous allez définir les exigences à évaluer, partez idéalement sur un référentiel ne comportant que des évaluations automatisées. Cela vous permettra, en moins de 24h, d'obtenir un premier taux de conformité, sans aucune intervention. Limiter les exigences de votre référentiel aux seules natures automatisables va peut-être vous limiter, mais vous aurez immédiatement un résultat actionnable et une première évaluation de votre exposition au risque.
Les natures d'exigence évaluables automatiquement sont : Présence d'un document sur un élément de patrimoine, Périodicité des interventions réglementées et Preuve documentaire associée à une opération. Les trois autres natures (Couverture contractuelle d'une prestation, Vérification d'une caractéristique d'un site, Contenu d'un document) sont évaluées manuellement. Une exigence qui n'a pas encore été évaluée compte comme non conforme dans le taux de conformité : un référentiel qui contient beaucoup d'exigences manuelles non évaluées affichera donc un taux faible tant que les évaluations n'auront pas été saisies.
3) Adaptez vos attendus réglementaires aux attendus contractuels existant
Tant qu'à faire, assurez vous de faire porter les premières exigences sur des éléments qui sont déjà présents dans les clauses CCTP de vos contrats de prestation, ou dans les contrats passés avec les bureaux de contrôle. Evaluer une règle qui n'est appliquée par personne donnera un taux de conformité nul.Une fois que cette première étape est réalisée, passez à la suite : faites évaluer votre référentiel et adaptez les clauses CCTP pour demander à vos prestataires de vous soumettre les données associées aux nouvelles exigences.
Pour les exigences de périodicité et de présence d'un document, Intent recherche une intervention ou un document au niveau de l'élément de patrimoine, puis, à défaut, au niveau du site. Vous pouvez donc, pour démarrer, poster vos documents au niveau du site.
4) Partez du cas général, et mettez de côté les exceptions
L'envie d'avoir un référentiel qui s'applique à l'ensemble de vos actifs, en s'adaptant aux spécificités de chacun, sera grande. Nous vous conseillons d'y résister dans un premier temps.Essayez plutôt de construire une liste d'exigences qui peuvent s'appliquer à tous vos actifs, en laissant pour plus tard les exceptions. La liste sera évidemment plus réduite, mais son application à l'ensemble de votre parc vous donnera plus rapidement des données exploitables en quantité.
5) L'applicabilité conditionnelle, dans un second temps
Le module de conformité réglementaire Intent propose un mécanisme d'applicabilité conditionnelle, permettant de limiter l'application d'une exigence à certaines typologies réglementaires de sites. C'est extrêmement puissant.Pour fonctionner, ce mécanisme suppose que chacun de vos sites (unités de regroupement) soit correctement identifié par cinq champs indiquant s'il relève ou non de chaque typologie réglementaire : habitation (HAB), établissement recevant du public (ERP), établissement recevant des travailleurs (ERT), immeuble de grande hauteur (IGH) et installation classée pour la protection de l'environnement (ICPE). Ces champs se renseignent par API (REST ou FTP) ou, le plus souvent, au travers des connecteurs de synchronisation patrimoniale entre Intent Platform et votre ERP.
Si vos sites ne sont pas encore identifiés ainsi, configurez vos exigences avec l'applicabilité conditionnelle « non » : ce sont les seules qui s'appliquent à un site dont les cinq champs sont à « faux » ou vides. Vous pourrez introduire l'applicabilité conditionnelle ensuite, ou la limiter aux seules conditions portant sur les types d'éléments de patrimoine présents (pour les exigences à évaluation automatique).
Si votre patrimoine ne comporte pas encore ces étiquettes, faites sans l'applicabilité conditionnelle, dans un premier temps, ou limitez-la aux seules condition portant sur les natures d'équipements présents.
6) Allez constater les résultats
Où lire le résultat ? Votre taux de conformité s'affiche dans le widget de conformité réglementaire de Max (il n'apparaît que si le module est activé, qu'un référentiel existe et qu'au moins une évaluation a été réalisée) et le taux unitaire de conformité d'un site sur Play². (Les évaluateurs retrouvent leurs exigences à évaluer dans Play².)
Comment le lire ? Une exigence non évaluée compte comme non conforme ; une exigence non applicable est exclue du calcul. Un premier taux bas est normal : il mesure votre exposition au risque, pas la qualité du paramétrage. Les couleurs du taux sont rouge sous 30 %, orange entre 30 % et 70 %, vert à partir de 70 %.
Et si le taux est nul ou très faible ? Reportez-vous au guide de dépannage : exigence non applicable, données absentes, document non typé, etc.
7) Copiez sur vos collègues
La réglementation s'applique à tous de la même manière, cela signifie qu'il y a de fortes chances pour que le référentiel réglementaire de nos autres clients qui l'ont déployé s'applique à tout ou partie de votre patrimoine. Oui, il y aura des adaptations, surtout si l'action 0) n'a pas été parfaitement mise en place, mais le temps de veille réglementaire est réduit à zéro
8) Lancez-vous, il n'y a pas de risque...
Le processus de conformité réglementaire ne modifie pas vos données patrimoniales ni vos opérations : il les lit pour évaluer vos exigences. Vous pouvez donc créer et ajuster votre référentiel sans craindre d'altérer vos données.
Les évaluations automatiques sont recalculées chaque nuit, et les résultats ne sont pas conservés d'un jour à l'autre.
Deux précautions : supprimer une exigence supprime en cascade toutes ses évaluations, y compris les évaluations manuelles (résultats, commentaires, preuves), qui ne pourront pas être recalculées ; et changer la nature d'une exigence supprime ses évaluations.
9) ... vous ne serez jamais tout seul !
Appuyez-vous sur l'expérience d'Intent. La réglementation s'applique de la même manière à tous. Les équipes Intent vous accompagnent dans une création guidée et assistée de votre référentiel, en s'appuyant sur l'expérience acquise auprès de nos autres clients : le travail de veille et de rédaction est fortement réduit. Des adaptations resteront nécessaires, surtout si vos référentiels n'ont pas été standardisés (étape 0).