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Ce document présente les mécanismes offerts par IntentPlatform pour la mise en oeuvre d'un référentiel actif de conformité réglementaire, éventuellement dans le cadre de la mise en place d'un RSD.Préalablement à la mise en place, et si ce n'est pas déjà fait, la lecture de comprendre : le module de conformité réglementaire est conseillée.
Approche simplifiée
Pour une approche simplifiée, n'hésitez pas à consulter le guide des premiers pas, pour un déploiement accompagné et faciliter d'une première itération d'un référentiel de conformité réglementaire. Les conseils qui y sont prodigués sont valables dans tous les cas.
Un peu de vocabulaire
Actif
On entend par actif un élément du patrimoine bâti ou un équipement non décommissionné, déployé sur le référentiel patrimonial de la plateforme Intent. Un actif est pris en compte même s'il n'a plus de contrat actif. En revanche, un actif qui n'a jamais été rattaché à un contrat ne peut satisfaire aucune exigence, puisqu'aucune intervention ni aucun document de gestion ne peut lui être associé.
Note : Les éléments de patrimoine comme les contrats peuvent être décommissionnés (désactivés) : ce sont deux notions distinctes.
Exigence
Une exigence est la modélisation de tout ou partie d'une règle. Elle décrit un attendu et, le cas échéant, le moyen d'évaluer son respect. La granularité des exigences est définie avant tout par leur nature. Il existe six natures, dont les trois premières seulement peuvent être évaluées automatiquement :
Présence d'un document sur un élément de patrimoine (automatisable) : l'évaluation porte sur la présence, sur des éléments de patrimoine d'un type donné (bâti ou équipements), d'un document valide correspondant à une famille et à un type de document spécifiés. La validité du document se contrôle à partir de la durée de validité renseignée dans l'exigence ou de la date de péremption du document. Si le document n'est pas trouvé sur l'élément de patrimoine, il est recherché sur le site (voir « Remontée au site »).
Périodicité des interventions réglementées (automatisable) : l'évaluation vérifie que la dernière intervention réalisée pour la prestation visée, clôturée avec succès, est plus récente que la période choisie. Pour traduire une réglementation en règle de périodicité, voir De la périodicité des visites.
Preuve documentaire associée à une opération (automatisable) : l'évaluation porte sur la présence, pour la dernière opération concernée, d'un document joint correspondant à une famille et à un type de document spécifiés, et valide au regard de la durée de validité renseignée dans l'exigence.
Couverture contractuelle d'une prestation (manuelle) : l'évaluation porte sur la présence de la prestation obligatoire visée parmi les engagements contractuels d'un contrat actif.
Vérification d'une caractéristique d'un site (manuelle) : l'évaluation porte sur l'analyse des caractéristiques d'un site ou de ses éléments, éventuellement fondée sur des constats faits hors plateforme. Il peut s'agir, par exemple, de la présence d'un plan incliné d'accès pour les personnes à mobilité réduite.
Contenu d'un document (manuelle) : l'évaluation porte sur le respect, pour un document, d'attendus liés à son contenu : présence d'une clause, d'une signature, d'un résultat d'analyse ou autre.
Les exigences sont évaluées au niveau de l'unité de regroupement (UR), c'est-à-dire le site (l'ensemble immobilier), même quand leur contenu concerne des sous-parties du site, comme des équipements. Ces sous-parties sont les unités de gestion (UG). Le mot « site » est un libellé qui s'adapte à l'organisation de votre parc : c'est le niveau le plus bas de votre sélecteur de patrimoine. Le choix des UG sur lesquelles les contrôles sont appliquées est effectué lors de la configuration des exigences automatisables et guidées.
Les modes d'évaluation. Une exigence est configurée avec l'un des trois modes suivants :
Manuel : un évaluateur détermine le résultat (conforme, non conforme, non applicable) et peut le commenter et l'appuyer de preuves.
Automatique : Intent évalue l'exigence chaque nuit à partir des données de la plateforme. Réservé aux natures 1 à 3.
Guidé : Intent évalue l'exigence comme en mode automatique et propose un résultat ; l'évaluateur le valide ou le modifie. La décision finale reste humaine.
Domaine réglementaire
Un domaine regroupe des exigences relatives à une même réglementation ou à un même thème (par exemple la sécurité incendie). Les exigences sont toujours créées dans un domaine.
Point de contrôle
Un point de contrôle est la vérification d'une exigence sur l'une des unités de gestion (UG) du site. Par exemple, pour un site qui comporte 3 ascenseurs, une exigence portant sur la présence d'un document sur un ascenseur donne lieu à trois points de contrôle, un par ascenseur.
Les points de contrôle n'existent que pour les évaluations automatiques. Pour les évaluations manuelles, l'évaluateur donne un résultat global.
Un point de contrôle peut être satisfait par un élément situé au niveau du site (voir « Remontée au site »).
Manquement
Un manquement correspond à un point de contrôle non vérifié pour un actif donné. Par exemple : « Un document est présent mais sa date de validité est dépassée (validité prévue : 1 an) ». Les manquements sont visibles dans le détail de l'évaluation.
Note : les points de contrôle n'ont de sens que pour les évaluations automatiques
Non-conformité
Une non-conformité, ou évaluation non conforme, correspond à la présence d'au moins un manquement décelé lors de l'évaluation des points de contrôle (pour une évaluation automatique) ou d'un résultat d'évaluation "non conforme" (pour une évaluation manuelle).
Statuts d'évaluation
Une exigence évaluée sur un site a l'un des quatre statuts suivants :
Conforme ;
Non conforme : au moins un manquement (évaluation automatique) ou résultat « non conforme » donné par l'évaluateur (évaluation manuelle) ;
Non applicable : l'exigence ne concerne pas le site ; elle est exclue du calcul du taux de conformité ;
Non évalué : l'exigence applicable n'a pas encore reçu d'évaluation ; elle compte comme non conforme dans le taux de conformité.
En évaluation automatique, une exigence est notamment non applicable : quand le site ne comporte aucun élément de patrimoine du type ou de la catégorie visée ; quand une exigence de preuve documentaire ne trouve aucune opération pour l'actif.
Remontée au site
Pour les exigences de périodicité des interventions et de présence d'un document sur un élément de patrimoine, si aucune intervention (ou aucun document) n'est trouvée sur l'unité de gestion, Intent la recherche au niveau du site (UR). Si elle y figure, l'exigence est conforme et les unités de gestion concernées sont comptées comme « complétées » dans le taux de complétude. Si elle n'est trouvée ni sur l'unité de gestion ni sur le site, l'exigence est non conforme.
Réserve / observation
Les deux termes sont au final, dans le cadre de leur utilisation pour la conformité réglementaire, des synonymes. En plateforme, nous utilisons le terme de réserve. Une réserve est une opération, adossée à un contrat, et permettant le partage d'éléments à régler.Les réserves (comme les devis) ne sont pas prises en compte par l'exigence de périodicité des interventions. En revanche, une exigence de preuve documentaire peut porter sur une réserve ou sur un devis.
Le taux de levée des réserves est un indicateur de Max. La criticité est un filtre disponible dans les widgets de Max portant sur les réserves.
Droits nécessaires
Pour évaluer les exigences, le rôle nécessaire est « Évaluateur ». Pour paramétrer le module (domaines, exigences), le rôle nécessaire est « Administrateur ». Le rôle « Évaluateur » n'est attribuable que si l'option Conformité réglementaire est activée : sans elle, il est invisible dans l'administration. Il permet uniquement d'évaluer les exigences.