Les fonctionnalités de ce module sont proposées en option. Il est possible que vous n'y ayez pas accès suivant votre niveau d'abonnement.
Ce document présente les mécanismes offerts par IntentPlatform pour la mise en oeuvre d'un référentiel actif de conformité réglementaire, éventuellement dans le cadre de la mise en place d'un RSD.Préalablement à la mise en place, et si ce n'est pas déjà fait, la lecture de comprendre : le module de conformité réglementaire est conseillée.
Approche simplifiée
Pour une approche simplifiée, n'hésitez pas à consulter le guide des premiers pas, pour un déploiement accompagné et faciliter d'une première itération d'un référentiel de conformité réglementaire. Les conseils qui y sont prodigués sont valables dans tous les cas.
Un peu de vocabulaire
Actif
On entend par actif un élément du patrimoine bâti ou un équipement actif (non décommissionné) et sous contrat de gestion, déployé sur le référentiel patrimonial de la plateforme Intent.
Exigence
Une exigence est la modélisation de tout ou partie d'une règle. Elle décrit un attendu et, le cas échéant, le moyen d'évaluer son respect. Une exigence peut être évaluée automatiquement ou de manière manuelle. La granularité des exigences est définie avant tout par la liste des natures :
présence d'un document obligatoire sur un actif (automatisable) : l'évaluation porte sur la présence, sur des actifs d'un type donné (bâti ou équipements), d'un document valide et correspondant à une famille et à un type de document spécifiés.
preuve d'exécution d'une opération (automatisable) : l'évaluation porte sur la présence, pour une opération (intervention/réserve/devis) d'une pièce jointe sous la forme d'un document correspondant à une famille et à un type de document spécifiés.
périodicité des opérations (automatisable) : l'évaluation porte sur la vérification du bon intervalle de temps entre deux opération de même prestation, conformément aux attendus réglementaires - quelques indications concernant la traduction des réglementations en règles de périodicité peuvent être trouvés dans ce document.
contenu d'un document : l'évaluation porte sur le respect, pour un document, d'attendus liés à son contenu, qu'il s'agisse de la présence d'une clause, d'une signature, d'un résultat d'analyse ou autre.
caractéristiques d'un actif : l'évaluation porte sur l'analyse des caractéristique d'un actif, éventuellement basée sur des constats faits hors-plateforme. Il peut, par exemple, s'agir de la présence d'un plan incliné d'accès pour les Personnes à Mobilité Réduite.
Il est à noter que les exigences portent systématiquement sur les sites (les ensembles immobiliers), qui servent d'unité de regroupement, quand bien même le contenu des exigences est lié à des sous-parties de ces sites (par exemple des équipements).
Point de contrôle
Un point de contrôle est la vérification d'une exigence sur un des sous-ensembles (unité de gestion) du site sur lequel elle est évaluée. Par exemple : pour un site qui comporte 3 ascenseurs, l'évaluation d'une exigence portant sur la présence d'un document sur un ascenseur, donnera lieu à la création de trois points de contrôle, un par ascenseur.
NOTE : les points de contrôle n'ont de sens que pour les évaluations automatiques
Manquement
Un manquement correspond à un point de contrôle non vérifié pour un actif donné.
NOTE : les points de contrôle n'ont de sens que pour les évaluations automatiques
Non-conformité
Une non-conformité, ou évaluation non conforme, correspond à la présence d'au moins un manquement décelé lors de l'évaluation des points de contrôle (pour une évaluation automatique) ou d'un résultat d'évaluation "non conforme" (pour une évaluation manuelle).
Réserve / observation
Les deux termes sont au final, dans le cadre de leur utilisation pour la conformité réglementaire, des synonymes. En plateforme, nous utilisons le terme de réserve. Une réserve est une opération, adossée à un contrat, et permettant le partage d'éléments à régler.Il est à noter que les réserves ne sont pas prises en compte dans le cadre des évaluations automatiques des exigences réglementaires.