Bâtir votre référentiel patrimonial
IntentPlatform et vos données patrimoniales
IntentPlatform se base sur vos données patrimoniales pour contextualiser vos données de maintenance. Le patrimoine en plateforme est donc une donnée essentielle, qui doit être :
- Représentative de votre organisation
- Compréhensible et utilisable par vos utilisateurs
- Connue et utilisable par vos prestataires pour envoyer vos données de maintenance
- Maintenable dans le temps, avec une intégration à vos outils ERP
Définir la structure de mon patrimoine
La première question pour définir votre structure patrimoniale dans IntentPlatform est : qu'ai-je de structuré dans mes outils ?
Classiquement, on distingue 2 types de structures :
- Organisationnelle : société, agence, secteur, etc.
- Patrimoniale : ensemble résidentiel, bâtiment, entrée, unité de gestion, lot
Deux possibilités d'intégration en plateforme :
- Importer uniquement la structure patrimoniale (modèle majoritaire dans le tertiaire)
- Agrégation des deux structures : organisationnelle puis patrimoniale (modèle majoritaire dans le bail social)
Les équipements sont directement liés au patrimoine, sans structure intermédiaire.
Vous obtenez ainsi le modèle de données suivant :
L’import initial de patrimoine sur Intent est réalisé à partir d’un fichier au format CSV à remplir selon un formalisme défini par Intent et reconnu automatiquement par IntentPlatform.
Ce fichier unique décrit à la fois :
- La hiérarchie patrimoniale, libre et comprenant autant de niveaux que souhaité (ex. “Société => Agence => Résidence => Entrée => Lot”).
- L’ensemble des éléments du patrimoine, avec une ligne par élément.
- La référence unique sur IntentPlatform de chaque élément (intent_reference), utilisée comme valeur pivot avec votre écosystème logiciel et fournisseurs.
- Des "tags" (données descriptives) non obligatoires mais recommandés, enrichissant l’expérience utilisateur. Ils se divisent en deux catégories : tags prédéfinis par IntentPlatform et tags libres définis par le Client.
Le lien direct vers la page décrivant l’import initial de patrimoine est Initialiser son patrimoine . Ce document est une notice qui vous aide à remplir le fichier d’import en détaillant les usages et conditions liées à chaque valeur.
Hiérarchie patrimoniale
Usage sur IntentPlatform
La hiérarchie patrimoniale sert à positionner les éléments de patrimoine (logements, immeubles, agences, etc.) dans l’organisation du propriétaire :
La hiérarchie patrimoniale : navigation et sélection
La hiérarchie patrimoniale sert à naviguer et à sélectionner différents niveaux du patrimoine. Par exemple, elle est utilisée dans le sélecteur illustré ci-dessous.
Elle permet également de mettre à jour dynamiquement vos tableaux de bord d’exploitation.
Rattacher les niveaux entre eux
Elle sert également à relier les différents niveaux, comme dans cette fiche d’agence où l’on voit les logements et les bâtiments qui en font partie :
Niveaux dans les filtres : Enfin, on retrouve les niveaux dans les filtres, qui permettent d’affiner les recherches sur un niveau de patrimoine en particulier :
Comment définir sa structure ?
La structure patrimoniale et les niveaux que vous allez définir permettent de créer facilement des périmètres “géographiques” en plateforme. Les équipements seront liés au patrimoine par leur installation et leurs services.
Pour construire une hiérarchie patrimoniale, posez-vous les questions suivantes :
1. Quelles sont les données à disposition dans mon ERP ?
Considérez ces aspects :
- Niveaux organisationnels et patrimoniaux : Il faut pouvoir coller à votre structure usuelle, afin de rendre possible l’automatisation de la mise à jour du patrimoine.
- Description des périmètres géographiques dans le SI : Si ce périmètre est une liste exhaustive d’agence, de résidence ou de logement, la présence de ces niveaux dans le patrimoine facilitera leur partage sur les contrats.
- Référentiels équipements disponibles : Les référentiels équipement doivent idéalement être indépendants des renouvellements de contrats et des changements de prestataire, afin de faciliter leur gestion et la conservation de l’historique.
2. Quels sont les cas d’usage que je souhaite mettre en place ?
Réfléchissez aux besoins suivants :
- Périmètres et niveaux de pilotage : Un directeur d’agence souhaitera utiliser des tableaux de bord à l’agence, tandis que les utilisateurs de proximité sont intéressés par la donnée des résidences. Cela permet de viser une structure répondant à l’usage.
- Gestion des restrictions d’accès : Il est possible de restreindre l’accès de certains utilisateurs sur un périmètre géographique (géoscope). Pour cela, ce périmètre doit pouvoir être décrit simplement grâce à des éléments du patrimoine hiérarchique.
Points de vigilance
D'après notre expérience de déploiement d'IntentPlatform chez nos clients, voici plusieurs points de vigilance pour modéliser un référentiel de patrimoine viable dans le temps et garantir la meilleure expérience utilisateur possible :
Ne pas concaténer les références des éléments parents dans la référence d’un asset. Ce point est crucial pour les éléments de la structure organisationnelle. Il assure la viabilité du référentiel, notamment lors de migrations, par exemple lorsqu’une résidence migre d’une agence à une autre.
Définir un usage précis pour chaque niveau organisationnel sur IntentPlatform. Si un niveau n’a pas d’usage, il n’est pas nécessaire de l’importer, car il complexifiera inutilement le référentiel et sa mise à jour.
Inclure un niveau chapeau « Société » comme racine de tous les éléments. Cet élément facilite le partage de votre patrimoine avec vos partenaires.
Limiter le patrimoine et les équipements aux éléments sous gestion. Un patrimoine extrêmement détaillé, riche, mais avec des objets ne recevant aucune données (flux, opérations, alertes, contrats...) diminue le rapport signal/bruit et rend plus complexe l'exploitation.