Suivre la conformité réglementaire
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En bref
Le module de suivi de la conformité réglementaire assure le suivi les exigences réglementaires et de leur conformité, des manquements et du traitement des réserves. Il permet la définition d'un référentiel de conformité, l'évaluation - automatisable - des actifs patrimoniaux sur ce référentiel et la traçabilité complète des données, depuis l'exigence jusqu'à l'intervention de remédiation des réserves, en assurant une maîtrise de l'exposition au risque.
Problématique
L'exposition des gestionnaires immobiliers aux risques réglementaires est une réalité quotidienne, à laquelle un niveau de réponse adapté à l'importance de ces risques demande généralement des moyens importants. Qu'il s'agisse du Registre de Sécurité Dématérialisé (RSD), du suivi des réserves et de leurs levées, ou d'une mesure de conformité, la décentralisation, la richesse et l'hétérogénéïté des données à collecter, contrôler et évaluer sont souvent rédhibitoires et nécessitent un investissement humain important.
Solution
Le module de conformité réglementaire proposé par Intent permet de motoriser la quasi-intégralité des processus de la chaîne de conformité :
Processus 1 - veille réglementaire
La veille réglementaire est un processus qui consiste en un suivi actif des changements de réglementations applicables (lois, arrêtés, réglements, décrets, etc.) et de mesurer l'impact de ces changements sur la gestion des actifs immobiliers.L'expertise requise pour effectuer cette tâche est en dehors de notre portée et ce sont des AMO ou des Bureaux d'Etude spécialisés qui s'en chargent pour le compte de nos clients.Il est en dehors du périmètre du module et doit être réalisé en amont.
Processus 2 - exigences et applicabilité (Intent Studio)
IntentPlatform permet de modéliser un référentiel d'exigences réglementaires de natures différentes :
- contrôle de présence de preuve réglementaire suite à une intervention (automatisable)
- contrôles de présence et de validité d'un document obligatoire associé à un actif (automatisable)
- contrôle de périodicité d'une intervention réglementée - préventif réglementaire ou préventif systématique - (automatisable)
- contrôle qualitatif de contenu d'un document (clause attendue ou résultat d'une évaluation)
- contrôle qualitatif sur les équipements et/ou caractéristiques d'un actif.
Les exigences appartiennent à des domaines réglementaires, personnalisables, permettant de modéliser fidèlement vos attendus en matière de réglementation applicable.L' applicabilité de ces exigences aux actifs de votre patrimoine est vérifiée automatiquement en fonction de l'usage du bâtiment (ERT, ERP, IGH, ICPE et Immeuble d'Habitation) et donc de la typologie réglementaire applicable, ainsi que des équipements sur lesquels portent les exigences, selon qu'ils sont présents ou pas sur l'actif.
le + Intent - la configuration de périodicité des visites, un sujet sensible
Les réglementation applicables en France semblent parfois s'entendre pour présenter une complexité absconse qui rend leur compréhension ardue, et - dans le cas qui nous intéresse - leur modélisation dans un référentiel d'exigences délicate.La question de la périodicité est un bon exemple de rédaction juridique dans laquelle il faut évaluer la lettre et l'esprit du texte pour traduire sa rédaction dans une règle évaluable par la plateforme.Intent a épluché pour vous quelques textes, et avec un peu d'aide juridique, nous sommes en mesure de vous proposer un guide " le B-A-BA de la périodicité ".
Processus 3 - évaluation des exigences (Intent PLAY)
De manière à calculer des taux de conformité, IntentPlatform met à disposition de ses clients trois modules d'évaluation des exigences :
- un module manuel, permettant à des utilisateurs d'effectuer l'évaluation des exigences sur les actifs du parc, en ajoutant les éléments de preuve, des commentaires, et un statut d'évaluation (avec la possibilité de rentre l'exigence non-applicable).
- un module automatique, permettant de configurer des exigences (pour les contrôles automatisables : présence de preuve d'exécution d'une opération, présence et validité d'un document obligatoire sur un actif et contrôle de périodicité de réalisation des opérations réglementées) dont l'évaluation sera réalisée automatiquement, chaque nuit, par IntentPlatform.
Un même référentiel peut contenir les deux types d'évaluation, permettant d'associer une automatisation diminuant la charge requise pour effectuer des évaluations systématiques, tout en réservant la plus-value d'un contrôle humain à des évaluations à plus haute valeur ajoutée.
L'évaluation guidée : le meilleur des deux mondes ?
IntentPlatform propose également un mode d'évaluation guidée, qui fait la synthèse des deux : la responsabilité de l'évaluation demeure humaine, mais le système lui fournit l'ensemble des éléments qui lui permettraient d'effectuer un contrôle automatisé, ainsi qu'une évaluation suggérée. Le dernier mot reste pour l'humain, mais la machine permet une évaluation éclairée et informée.
Processus 4 - Monitoring de la conformité
Widget de conformité du parc (Intent MAX)
Un widget personnalisable présent dans MAX permet de visualiser le taux de conformité de l'ensemble des actifs de votre parc, puis de rentrer dans le détail de la conformité par site, voire de filtrer les exigences en fonction du domaine, de la nature des exigences, ou du taux d'évaluation du site.
Comme tous les widgets présents dans le catalogue, l'indicateur de taux de conformité réglementaire comporte les forces de la solution MAX :
- regroupement par site - la vue détaillée présente le taux de conformité site par site, en s'adaptant au niveau de regroupement des données que vous avez choisi pour votre domaine.
- personnalisation élevée - configuration personnalisée, et filtres à profusion pour personnaliser l'expérience et focaliser les données affichées en fonction des centres d'intérêts des utilisateurs
- drilldown - MAX permet, systématiquement, d'aller au delà des statistiques, pour identifier chaque élément, parmi vos données, qui les fonde et le rendre actionnable pour mener efficacement les actions de remédiation.
Dans le cas qui nous intéresse, le drilldown permet d'identifier, pour un actif donné, l'ensemble des exigences conformes ou non-conformes et, pour ces dernières, de voir la liste des manquements avec des proposition de correction et l'accès direct à l'élément incriminé.
Widget de conformité d'un actif (Intent PLAY)
En parallèle, depuis la fiche de détail d'un actif sur Intent Play, il est possible d'accéder à son taux unitaire de conformité.
Processus 5 - Gestion des réserves (Intent PLAY & Intent MAX)
Le module de gestion de la conformité prend en compte le traitement des réserves (ou observations) : celles-ci sont systématiquement contextualisées, en étant associées à la fois à l'élément de patrimoine, bâti ou équipement, sur lequel elles portent, et au diagnostic ou à l'intervention réglementaire qui les initient.
Les indicateurs de taux de levées de réserve, ou d'identification des réserves ouvertes par criticité permettent de connaître instantanément le niveau d'exposition au risque d'un actif. Que ce soit par API, au travers de nos interfaces, voire via des mécanismes d'automatisation basés sur la synchronisation avec les interventions de remédiation, les mécanismes de levées de réserve permettent de refléter les actions prises.
Processus 6 - Suivi des interventions (intent MAX)
Dans le module de gestion de la conformité, le suivi des interventions couvre deux ensembles :
- les diagnostics et interventions réglementaires qui sont envoyés par les bureaux de contrôle, et les visites préventives correspondant aux interventions obligatoires, les deux entrant en compte pour les évaluations des exigences
- les interventions curatives qui servent d'action de remédiation aux réserves.
Le processus de suivi des intervention est le coeur de métier d'IntentPlatform, et ce sont désormais plus de 400 partenaires qui sont en mesure de nous envoyer des interventions, réserves, diagnostics afin d'alimenter le processus de conformité réglementaire.
Il est à noter que les objets opérations utilisés ne présentent aucune particularité liée à leur utilisation réglementaire. Cela signifie que tous les connecteurs existants sont en mesure d'envoyer des interventions prises en compte dans le calcul de conformité.
Processus 7 - Soumission et consultation des documents (Intent PLAY)
La gestion des documents est intégrée à la plateforme Intent, apportant au module de conformité réglementaire la possibilité d'adjoindre aux opérations des éléments de preuve (compte-rendu d'intervention, quitus, etc.) et d'enrichir le référentiel patrimonial avec des documents réglementaires (diagnostics, carnets d'entretien, notices, etc.).
Tous les documents soumis sont typés, en se basant sur une ontologie permettant d'identifier la famille et la nature du document de manière non ambigüe. La soumission des documents se fait depuis l'application PLAY ou au travers de nos API (FTP ou REST).
La contextualisation systématique des documents permet qu'ils soient systématiquement associés à l'objet qu'il référence, opération ou élément de patrimoine, et leur consultation est immédiate depuis la page de détail de l'élément, ou son historique.
Les forces de la solution de conformité Intent
La contextualisation et la traçabilité des données
Toutes les données soumises dans la plateforme sont rattachées à un élément du référentiel patrimonial unique , quel que soit le module concerné. Cela signifie que toute la donnée est contextualisée, et centralisée et trouvable depuis la vue de détail d'un élément de patrimoine, y compris son taux de conformité.
Par ailleurs, toutes les données sont connexes, permettant d'associer les diagnostics aux réserves, les réserves aux opérations de remédiation, les opérations aux quitus, etc. La traçabilité des données, systématiquement datées et associées à leur soumissionnaire, est totale.
Une complexité et une charge réduites pour tous les acteurs
Le module de conformité est adossé au module de gestion de la maintenance, et s'appuie sur l'ensemble des mécanisme de gestion des opérations, sans nécessiter, de la part des prestataires de service, de mentions spécifiques. Cela signifie que toutes les opérations déjà communiquées dans le cadre du suivi des prestations de maintenance peuvent être prises en compte dans les exigences réglementaires ou dans le processus de suivi des réserves.
Aucune double saisie n'est requise : la connectivité d'IntentPlatform assure que la donnée est prise en compte et utilisée dans l'ensemble des processus dans lesquels elle est utile.
Comme Monsieur Jourdain qui fait de la prose sans le savoir, tous vos prestataire participent à votre gestion de la conformité réglementaire, sans avoir à changer leur manière de faire.
L'écosystème IntentReady
Bureaux d'étude, bureaux de contrôle prestataires de maintenance, constructeurs d'équipements, concessionnaires d'énergie, artisans, ... ce sont près de 400 entités raccordées qui déjà sont en mesure de publier des données.
Dans le cadre de la conformité réglementaire, Intent a entamé des investissements de manière à se raccorder
Des outils d'automatisation puissants
Le module de conformité réglementaire s'appuie sur deux outils d'automatisation, permettant des traitement systématiques ne nécessitant aucune intervention humaine :
- le transfert automatique des réserves pour traitement - les réserves émises sur un élément de patrimoine sont automatiquement transmises au prestataire qui en assure la maintenance, sous forme d'une demande d'intervention. Il est possible par la suite de synchroniser la fermeture de la DI et la levée de la réserve. Le tout en assurant la traçabilité entre les objets.
- l'évaluation automatique des exigences réglementaires - pour les exigences de périodicité des opérations, de preuve document d'exécution d'une intervention, ou de présence obligatoire d'un document sur un élément de patriimoine, IntentPlatform est en capacité de faire des évaluations automatiques en fonction des données soumises par les partenaires.
Les coups de pouce de l'IA Intent
Nous utilisons des outils d'intelligence artificielle pour faire de l'analyse de contenu automatique et proposer du contenu.
- soumission des documents : l'IA est en capacité, lors de la soumission d'un document, de déterminer automatiquement la famille et la nature du document, pour en faciliter la contextualisation, mais également proposer un titre et un résumé, générés à partir du contenu du document, facilitant grandement la tâche de soumission des documents, et augmentant la pertinence des meta-informations associées aux documents.
- résumé des opérations : lors de la consultation d'une opération, l'IA génère un résumé automatique tirant partie de l'historique de l'opération ainsi que des logs et commentaires saisis. Cela permet une compréhension plus rapide de ce qui s'est passé, surtout pour les opérations avec des historiques complexes.
Bénéfices
- Gain de temps pour les équipes (centralisation de l’ensemble des informations) ;
- Réduction des tâches manuelles (collecte intégrée et évaluations automatiques) ;
- Diminution du risque réglementaire ;
- Traçabilité totale et identification automatiques des éléments de preuve ;
- Maîtrise des attendus et application conditionnelle automatique des réglementations;
- Meilleure continuité de la connaissance lors des changements de prestataires.
Déploiement
Pour déployer dès à présent le module de suivi de la conformité réglementaire ou dans le cadre d'une dématérialisation de vos registres de sécurité, rapprochez vous des équipes commerciales d'Intent.Ensuite, lisez le guide de mise en oeuvre et les first steps de déploiement du module de conformité réglementaire.