Projet de contrat

Projet de contrat :



Principe


La fonctionnalité des projets de contrat permet aux propriétaires de patrimoine de piloter la connexion de leur prestataire IntentReady directement depuis les interfaces Intent Studio. 

Cette fonctionnalité permet de :
  • Créer un projet de contrat de partage
  • Renseigner les données du prestataire concerné
  • Notifier le prestataire qu'un projet de partage a été créé et qu'il doit renseigner ses données
  • Activer la connexion
Néanmoins, il convient d'engager au préalable le prestataire dans cette démarche de projet de partage. La plateforme envoie une notification, mais le prestataire doit renseigner sa référence et activer le connecteur de son coté pour que cela fonctionne.


Méthode

Pour cela, connectez-vous à la plateforme Intent Play, rendez-vous dans Intent studio  puis dans contrats. Vous accédez dès lors à la liste de vos contrats déjà activés. Vous avez la possibilité de trier cette liste en fonction des contrats actifs ou inactifs mais également en filtrant par tiers sous contrat ou métier concerné.
Si vous possédez un grand nombre de contrat, il est conseillé d’utiliser la recherche. 

Pour déclarer un nouveau contrat, rendez-vous dans l’onglet contrat à raccorder. Si c’est la première fois que vous créez un projet de contrat la liste sera vide, sinon vous retrouverez l’ensemble de vos projets sauvegardés dans cette liste. 

Pour commencer, cliquez sur le bouton Créer un projet de contrat. Un formulaire de déclaration s’ouvre et se décompose en 5 étapes. 

Étape 1 : Les informations du contrat

L'étape 1 de la création de votre contrat consiste à fournir les informations de base sur celui-ci. Vous devrez d'abord donner un nom à votre projet de contrat en utilisant le champ « libellé » prévu à cet effet. Ce champ est obligatoire pour passer à l'étape suivante et pour activer le contrat.

Vous avez également la possibilité de fournir une description de votre contrat en utilisant un champ libre. Ce champ n'est pas obligatoire mais il est conseillé de le remplir pour mieux comprendre le contenu de votre contrat.

Ensuite, vous devrez sélectionner une date de début et une date de fin pour votre contrat en utilisant les champs prévus à cet effet. Un calendrier vous permettra de choisir un jour, un mois et une année, ou vous pouvez saisir les dates directement au format JJ/MM/AAAA. Ces champs sont obligatoires pour activer le contrat.

Enfin, vous avez la possibilité de créer des champs personnalisés (étiquettes) pour votre contrat en renseignant un attribut et une valeur associée à cet attribut. Si vous validez, ce nouveau champ sera ajouté en dessous de la date. 

Une fois les champs obligatoires renseignés, vous pouvez passez à l’étape suivante. Si vous souhaitez revenir à la liste un bouton est disponible sur l’ensemble du formulaire. 

Etape 2 : Choix du métier

L'étape 2 de la création de votre contrat consiste à choisir le métier sur lequel va porter celui-ci. Vous avez à votre disposition une liste des métiers disponibles, et vous devez sélectionner celui qui convient le mieux à votre contrat. Ce champ est obligatoire pour passer à l'étape suivante et pour activer le contrat.

Etape 3 :  Choix des parties au contrat 

L'étape 3 de la création de votre contrat consiste à choisir les parties qui seront impliquées dans celui-ci. Si vous avez validé l'étape 1 et 2, vous retrouverez un récapitulatif des informations que vous avez choisies. 

Le propriétaire du patrimoine est automatiquement renseigné à partir de l’entité créatrice du projet de contrat, il ne peut pas être modifié.
Pour le choix du prestataire/gestionnaire, vous avez une liste déroulante avec en haut de cette liste, les prestataires liés au métier sélectionné puis l’ensemble des autres prestataires/gestionnaires disponibles 

Vous avez la possibilité d'effectuer une recherche sur le nom du prestataire/gestionnaire pour le retrouver dans la liste. Ces champs sont obligatoires pour activer le contrat et pour passer à l'étape suivante.

Vous avez également la possibilité d'ajouter une tierce partie au contrat. Pour ce faire, vous avez la même liste déroulante pour choisir votre tierce partie. On limite à 3 le nombre de tiers au contrat.

À cette étape du formulaire, celui-ci est automatiquement enregistré et le projet est créé. À chaque nouvelle étape, l’enregistrement se fera manière automatique. 

Etape 4 : Informations par entité

L'étape 4 de la création de votre contrat consiste à renseigner les références, les contacts et documents des parties impliquées dans celui-ci. Lorsque vous arrivez sur cette étape, vous êtes positionné par défaut sur l'onglet du propriétaire.

Dans l'onglet « Références », vous pouvez déclarer la référence qui correspond à votre rôle. Dans une phase de création de projet de contrat, le propriétaire va donc d'abord renseigner sa référence contrat. Puis le prestataire pourra être notifié, afin qu'il renseigne sa référence de son coté.
Pour activer le contrat l’ensemble des références devront être renseignées. C'est cette partie d'alignement qui nécessitera des échange "hors plateforme" avec le prestataire, pour vous assurer que les données envoyées sur le contrat en question, concerne le bon périmètre dans son ensemble.

Vous pouvez ajouter un ou plusieurs contacts par entité en cliquant sur "nouveau contact". Une pop-up s'ouvre, dans laquelle vous pouvez renseigner les champs suivants : Prénom, Nom, Rôle, Email, Téléphone. Seuls les champs Prénom,Nom sont obligatoires . En cliquant sur valider, le contact est ajouté en dessous des autres contacts. 

Enfin vous avez la possibilité de joindre des documents soit en le sélectionnant depuis votre ordinateur ou en le glissant directement dans le champ prévu à cet effet. 

Pour passer à l’étape suivante la référence du propriétaire doit à minima être renseignée.

Etape 5 : Patrimoine partagé 

L'étape 5 de la création de votre contrat consiste à gérer les règles de partage du patrimoine. Vous avez la possibilité d'ajouter une nouvelle règle de partage en cliquant sur le bouton dédié. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une pop-up s'ouvre.

Dans cette pop-up, vous allez définir le périmètre géographique concerné par ce partage grâce à une rêgle de partage : vous allez partager l'ensemble d'un type d'objet (patrimoine, équipement), appartenant à un niveau du patrimoine (territoires, bâtiments, lots, agences). Par exemple, vous allez partager l'ensemble des ascenseurs d'une agence au prestataires.
  • Sélectionner tout d'abord le périmètre concerné .
  • Sélectionner ensuite le type d'élément que vous souhaitez partager.


Si vous validez la règle, elle est ajoutée. Vous pouvez ajouter autant de règles que nécessaire pour gérer efficacement le partage de votre patrimoine.

Etape 6 : Validation

Une fois l’ensemble des étapes complétées vous arrivez à la validation et retrouvez un récapitulatif des informations renseignées. Si aucun champs obligatoire est manquant et que vous avez vérifié les informations déclarées, vous pouvez cliquer sur « créer le contrat ». Un nouveau contrat sera créé et vous pourrez le retrouver dans la liste des contrats. Attention l’opération peut prendre quelques minutes. 

Si au contraire certains champs sont manquants comme par exemple les références des tiers, vous pouvez cliquer sur revenir à la liste des projets de contrats. Votre projet aura été créé et vous pourrez revenir l’éditer et le compléter quand vous le souhaitez.